お客様：首都圏の自動車販売会社

導入背景

お客様は全社でMicrosoft 365を使い、Power AutomateやPower Appsを業務に取り入れています。自動化は社内で進めたいというお考えで、そのうえで、分からない点が出たときに相談できる外部の相手を求めていました。

ご相談のきっかけ

最初のご相談は2024年です。当社からのご案内がきっかけでした。以前お送りした資料を、クラウドを扱う部署にも共有していただいていたそうで、お打合せでは、Power Automateをもっと業務に生かしたいというお話とともに、社内の利用者の理解を深める勉強会をご希望されました。費用や内容を社内でご検討いただきました。このときは見送りです。その後も接点が続き、2025年に検証の支援からお取引が始まりました。

進め方

1. Power Automateの検証支援（2025年）：時間枠を決めた準委任契約で、お客様の検証作業を支援する
2. 試乗の登録業務を自動化するフローの開発（2025〜2026年）：当初の予定から納期を1か月後ろにずらす。自動化の前に、担当の方が手作業での登録を覚える期間を取るためです。急な試乗の登録など、自動化で対応できない場面にも備えられるようにしました
3. 保守サポート（2026年3月〜）：稼働後は月ごとの時間枠で、フローの不具合や変更に対応する。パートナー企業と協力して進めています

その後の支援

2026年には、Webからの問い合わせ対応の自動化についてご相談いただきました。外部の自動車情報サイトから届く見積もりや試乗の依頼を、担当の方が社内の顧客管理システムへ手で入力していた業務です。件数は1日に7〜8件ほどです。1〜2時間おきの処理で間に合います。

進め方は2つの案を比べました。入力フォームを見直す案は、画面が変わるたびに改修が要り、入力の手間も増えるため、受け付けたデータを取り出し、RPAで顧客管理システムへ転記する案を選びました。

転記先のシステムは古いものでした。RPAで正確に操作できるかを前もって判断するのが難しい状態だったため、まずは操作できるかどうかの調査と検証から始めています。

• ログインのIDとパスワードは管理用のファイルから読み込む
• パスワードの更新期限が近づいたら、RPAが担当者へメールで知らせる
• 依頼の通知メールの文面で、処理の対象かどうかを見分ける

検証では、一方のサイトからのデータ取得が問題なく動くことを確かめましたが、もう一方のサイトは画面を開くたびに画面の要素の名前が変わるため、別の取得方法を検討しています。顧客管理システムへの接続にも課題が残っています。現地での調査を予定しています。検証の後に続く開発は、現在検討中です。

目指したこと

社内で自動化を進めながら、困ったときには外部に相談できる形をつくることです。手作業を減らすことも目指しています。問い合わせの転記のような作業です。

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